Welke taken horen op de lijst?
Neem werkzaamheden op die in een herkenbare vorm terugkomen en een duidelijk begin en einde hebben. Denk aan urenstaten verzamelen, ontbrekende facturen opvragen, inkoopfacturen bij orders zoeken of een weekrapportage samenstellen. Schrijf op wat iemand doet, zodat twee collega's dezelfde taak kunnen herkennen.
Ook taken die minder vaak dan elke week voorkomen kunnen op de lijst. Reken hun tijd om naar een ruwe hoeveelheid per week en noteer hoe vaak ze plaatsvinden. Een taak van twee uur per vier weken is bijvoorbeeld gemiddeld een half uur per week. Zet erbij als de belasting sterk wisselt, want een gemiddelde kan een drukke afsluitweek verbergen.
Neem overleg, zoeken en herstelwerk mee wanneer die bij de taak horen. Als drie collega's elk tien minuten aan dezelfde lijst werken, telt hun gezamenlijke tijd mee. Voorkom dubbeltelling door per taak af te spreken wie welke minuten noteert.
Hoe maak je de lijst in één week?
Vraag betrokken collega's om tijdens een gewone werkweek kort bij te houden welke terugkerende taken zij doen. Een grove schatting is genoeg voor deze eerste vergelijking. Noteer per taak de gezamenlijke tijd en het aantal keren dat iets afweek van de gebruikelijke gang van zaken.
Een uitzondering kan zijn dat een urenstaat ontbreekt, een ordernummer onleesbaar is of een factuur eerst met een leverancier moet worden besproken. Spreek vooraf af wat jullie tellen. Eén ontbrekende urenstaat kan één uitzondering zijn, ook als er twee berichten nodig zijn om die op te vragen. Noteer ook wat je onder een normale taak verstaat.
Gebruik deze tabel als werkblad op papier of neem hem over in je eigen bestand. De regels zijn voorbeelden om op gang te komen; vervang ze door de taken die bij jouw bedrijf passen.
| Taak | Tijd per week | Aantal uitzonderingen per week | Wat week af? |
|---|---|---|---|
| Urenstaten verzamelen | |||
| Facturen bij orders zoeken | |||
| Weekrapportage maken | |||
| Eigen taak |
Was de gekozen week ongewoon door vakantie, een storing of een afsluiting? Schrijf dat erbij. Een tweede week kan dan een beter beeld geven voordat je kiest.
Hoe vergelijk je taken met elkaar?
Zet de geschatte gezamenlijke tijd naast de uitzonderingen en lees de toelichting. Veel tijd en weinig uitzonderingen wijzen op een taak met een herkenbaar patroon. Dat is vaak een geschikte kandidaat om verder te onderzoeken. Kijk ook of de benodigde informatie beschikbaar is en of iemand de uitkomst kan beoordelen.
Stel dat het verzamelen van urenstaten twee uur kost en er één ontbrekende staat was. De weekrapportage kost ook twee uur, maar vijf cijfers moesten worden uitgezocht. Die aantallen zijn een voorbeeld, geen norm. In dit geval onderzoek je de urenstaten eerst, mits de gegevens bereikbaar zijn en de taak voldoende vaak voorkomt.
Een hoog aantal uitzonderingen betekent niet dat een taak nooit geschikt is. Onderzoek eerst waardoor ze ontstaan en of er een vaste manier is om ze te herkennen. Een uitzondering die steeds dezelfde behandeling krijgt, is iets anders dan een onbekende situatie waarvoor telkens overleg nodig is.
Welke taak kies je als eerste?
Kies een taak met een duidelijke uitkomst en iemand die eigenaar is van de controle. Bespreek met die persoon wat er nu binnenkomt, wat er klaar moet staan en wanneer de taak voldoende goed is voorbereid. Vraag ook naar de gevallen die je in de meetweek niet bent tegengekomen.
Controleer welke mogelijkheden er al in je pakket zitten voordat je iets toevoegt. In het overzicht over Exact, AFAS en Yuki lees je waar je kunt beginnen. Als de taak veel wisselt, kan een gesprek met ChatGPT passen; bij vaste bronnen en een vaste uitkomst kun je een workflow onderzoeken.
Hoe meet je die ene taak daarna precies?
Nu je één kandidaat hebt, kun je dieper kijken naar de werkelijke tijd en de controles. Spreek een meetperiode af die gewone weken en relevante uitzonderingen bevat. Leg vast wie de taak uitvoert en wanneer het werk begint en eindigt. Zo vergelijk je later dezelfde werkzaamheden met elkaar.
Bij Tamboer AI gebruik ik de beginsituatie om samen te bepalen wat een bruikbare verbetering is. Hoe je die gekozen taak meet staat uitgebreider bij de nulmeting. Op aanbod vind je de prijzen en voorwaarden voor het aanpakken van één terugkerende taak.
